Spesen korrekt abrechnen: So gelingt die Spesenabrechnung in der Schweiz 2025
Ob Fahrkosten, Verpflegung oder Übernachtungen – Spesen müssen klar geregelt, korrekt dokumentiert und sauber abgerechnet werden. Dieser Beitrag erklärt, worauf Unternehmen in der Schweiz 2025 achten müssen, damit Spesen steuerfrei bleiben, rechtlich anerkannt werden und digitale Abläufe effizient funktionieren.
Spesen gehören zum Geschäftsalltag von Unternehmen in der Schweiz – bei Dienstreisen, Kundenbesuchen, Aussendienst, Verpflegung oder projektbezogenen Auslagen. Für die Lohnbuchhaltung bedeutet die korrekte Spesenabrechnung jedoch häufig eine Herausforderung: Welche Spesen sind steuerfrei? Wann gelten Spesen als Lohnbestandteil? Welche Regeln gelten für Pauschalspesen? Wie funktioniert die digitale Spesenabrechnung? Dieser Leitfaden zeigt, worauf Schweizer Unternehmen, KMU und Treuhänder achten sollten und wie sich Spesen durch digitale Spesenverwaltung und Lohnabrechnung effizient und rechtssicher abwickeln lassen.
Spesen sind geschäftlich bedingte Auslagen, die Mitarbeitende im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit tätigen. Diese Ausgaben werden vom Arbeitgeber zurückerstattet – steuerfrei, wenn sie den Kriterien der Steuerbehörden entsprechen. Als Spesen gelten unter anderem:
Fahrkosten (ÖV, Kilometerpauschale)
Verpflegung bei auswärtiger Tätigkeit
Übernachtungskosten
Projektbezogene Materialkosten
Reisespesen (Taxi, Parkplatzgebühren)
Wichtig: Die Spesen müssen notwendig, verhältnismässig und klar geschäftsbezogen sein. Nur dann gelten sie als steuerfreie Spesen und dürfen separat zur Lohnabrechnung ausgewiesen werden.
Notwendig bedeutet: Die Auslagen sind zwingend durch die berufliche Tätigkeit veranlasst und hätten ohne den geschäftlichen Anlass nicht stattgefunden.
Verhältnismässig heisst: Die Kosten stehen in einem angemessenen Verhältnis zur beruflichen Tätigkeit und überschreiten nicht das übliche Mass (z. B. keine Luxusübernachtungen ohne geschäftliche Notwendigkeit).
Klar geschäftsbezogen bedeutet: Die Spesen müssen eindeutig im Zusammenhang mit einer konkreten beruflichen Aufgabe oder einem Projekt stehen und dürfen keinen privaten Charakter haben.
Nur wenn alle drei Kriterien erfüllt sind, gelten die Spesen als steuer- und sozialversicherungsfrei und dürfen separat zur Lohnabrechnung ausgewiesen werden.
Fehlt einer dieser Punkte, droht die Umqualifikation der Zahlung als Lohnbestandteil – mit entsprechenden Beitragsfolgen für AHV, ALV, BVG und Steuern.
Was sind sozialversicherungsfreie Spesen?
Sozialversicherungsfreie Spesen sind Rückvergütungen von effektiven, berufsbedingten Auslagen, die nicht als Lohnbestandteil gelten.
Damit Spesen in der Schweiz sozialversicherungsfrei bleiben, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
Die Auslagen sind direkt durch die berufliche Tätigkeit bedingt und klar dem Unternehmen zuzuordnen.
Die Erstattung erfolgt auf Basis effektiver Kosten oder steuerlich anerkannter Pauschalspesen.
Die Auslagen sind angemessen, notwendig und mit Belegen oder einer genehmigten digitalen Spesenabrechnungnachvollziehbar.
Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, müssen auf den Spesen weder AHV-, ALV- noch BVG-Beiträge entrichtet werden.
Wichtig: Sobald Spesen wie zusätzlicher Lohn behandelt werden (z. B. durch überhöhte Pauschalspesen oder Zahlungen ohne klaren Bezug zur beruflichen Tätigkeit), entfällt die Sozialversicherungsfreiheit und die Spesen gelten als beitragspflichtiger Lohn.
Warum eine schriftliche Spesenregelung in der Schweiz unerlässlich ist
Gemäss den Vorgaben der kantonalen Steuerverwaltungen muss jedes Unternehmen in der Schweiz über eine klare, schriftlich dokumentierte Spesenregelung verfügen. Diese definiert unter anderem:
Welche Auslagen als Spesen rückerstattet werden
Ob Pauschalspesen oder effektive Kosten abgerechnet werden
Welche Dokumentations- und Nachweispflichten gelten, insbesondere bei digitaler Spesenabrechnung
Wichtig: Sobald Unternehmen mit Pauschalspesen arbeiten wollen, muss das entsprechende Spesenreglement von der zuständigen kantonalen Steuerbehörde geprüft und genehmigt werden, damit die Pauschalen steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben und nicht als Lohnbestandteile gelten.
Tipp: Viele Kantone in der Schweiz stellen anerkannte Vorlagen, Merkblätter und Beispiele zu Spesenmodellen zur Verfügung. Ein Blick darauf lohnt sich, insbesondere wenn digitale Spesenprozesse oder Pauschalspesen eingesetzt werden sollen.
Spesenpauschal oder effektiv abrechnen?
Unternehmen in der Schweiz können zwischen zwei Modellen der Spesenvergütung wählen:
Gerade bei wiederkehrenden Auslagen (z. B. Mittagessen beiAussendienst) kann eine Spesenpauschale sinnvoll sein –vorausgesetzt, sie ist steuerlich anerkannt.
Spesen korrekt in der Lohnabrechnung ausweisen
Ein häufiger Fehler: Spesen dürfen nicht mit Lohnbestandteilen wie Bonus oder Lohnanteilen vermischt werden. Für eine rechtskonforme digitale Lohnabrechnung in der Schweiz gilt:
Spesen müssen separat ausgewiesen werden
bei korrekter Regelung unterliegen sie nicht der AHV
Belege müssen physisch oder digital vorhanden sein
Digital eingereichte Spesen erleichtern die Prüfung und Archivierung und reduzieren Fehlerquellen erheblich.
Fazit: Spesen sind kein Lohnbestandteil – sie müssen klarabgegrenzt behandelt werde
Wann werden Spesen AHV-pflichtig?
Spesen werden beitragspflichtig, wenn sie in Wahrheit Lohnbestandteile sind, z. B.:
Unverhältnismässig hohe Pauschalspesen, ohne klare Grundlage
„Spesen“, die zur privaten Verfügung gezahlt werden (z. B. Auto, Handy, pauschale Zahlungen ohne Bezug zur Tätigkeit)
Versteckter Bonus oder Zusatzlohn als „Spesen“ deklariert
Dann beurteilt die AHV diese Leistungen als Lohn, und sie werden beitragspflichtig (AHV, ALV, BVG etc.).
Spesen bei ausländischen Mitarbeitenden und Grenzgängern
Bei international tätigen Unternehmen oder Mitarbeitenden mit Wohnsitz im Ausland (z. B. Grenzgänger) gelten teilweise abweichende Spesenregelungen. Hier ist besondere Vorsicht geboten – insbesondere bei längeren Auslandseinsätzen oder temporärenEntsendungen.
Empfehlung: Lassen Sie die Spesenregelung in solchen Fällen durch einen erfahrenen Treuhänder oder Payroll-Experten prüfen.
Fazit: Spesen korrekt abrechnen – ein Muss für jede professionelle Lohnbuchhaltung
Die korrekte Spesenabrechnung in der Schweiz schützt Unternehmen vor steuerlichen Risiken, senkt interne Kosten, schafft Vertrauen bei Mitarbeitenden und sorgt für eine transparente Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern. Eine klare Spesenregelung – ob mit Pauschalspesen oder effektiven Kosten – ist entscheidend, damit Spesen steuerfrei bleiben und korrekt in der Lohnabrechnung ausgewiesen werden.
Mit einer professionellen Lohnbuchhaltung und digitalen Tools wie PayFlow können Unternehmen in Zürich und der ganzen Schweiz Fehler in der Spesenabrechnung vermeiden, Prozesse automatisieren und administrative Tätigkeiten deutlich reduzieren. So wird die Abrechnung von Spesen einfacher, sicherer und langfristig effizienter.
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Was sind Spesen und wann sind sie steuerfrei?
Spesen sind Auslagen, die Mitarbeiter im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit tätigen. Dazu gehören beispielsweise Fahrkosten, Verpflegung bei Dienstreisen oder Übernachtungskosten. Damit diese Kosten steuerfrei erstattet werden können, müssen sie drei zentrale Kriterien erfüllen: Sie müssen notwendig, verhältnismässig und klar geschäftsbezogen sein. Notwendig bedeutet, dass die Ausgaben direkt durch die Arbeit verursacht wurden. Verhältnismässig heisst, dass die Kosten angemessen sind und keine Luxusausgaben darstellen. Klar geschäftsbezogen schliesslich verlangt, dass die Spesen ausschliesslich beruflichen Zwecken dienen und keine privaten Anteile enthalten.
Welche Spesen sind in der Schweiz üblich?
In der Praxis werden verschiedene Arten von Spesen erstattet. Dazu zählen Fahrkosten, die entweder als Kilometerpauschale oder basierend auf effektiven Tickets des öffentlichen Verkehrs abgerechnet werden. Verpflegungskosten bei auswärtigen Einsätzen sind ebenfalls gängig, ebenso wie Übernachtungskosten bei Dienstreisen. Zusätzlich können Parkgebühren, Taxikosten oder projektbezogene Arbeitsmaterialien als Spesen geltend gemacht werden. Wichtig ist, dass alle diese Auslagen belegt werden können, um ihre Geschäftsbezogenheit nachzuweisen.
Wann werden Spesen als Lohn besteuert?
Spesen verlieren ihre Steuerfreiheit, sobald sie nicht mehr den genannten Kriterien entsprechen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn sie pauschal ohne Belege abgerechnet werden oder überhöht sind. Auch fehlender Geschäftsbezug führt dazu, dass die Ausgaben als Lohnbestandteil gelten. In solchen Fällen werden sie wie normales Gehalt behandelt und unterliegen den üblichen Abzügen für AHV, BVG und Steuern. Arbeitgeber sollten daher genau prüfen, ob die geltend gemachten Spesen den rechtlichen Anforderungen entsprechen.
Braucht jedes Unternehmen eine Spesenregelung?
Eine schriftliche Spesenregelung ist in der Schweiz unerlässlich. Sie sorgt für Transparenz und Rechtssicherheit, indem sie festlegt, welche Kosten erstattet werden und unter welchen Bedingungen. Dabei sollte klar definiert sein, ob Pauschalen oder Einzelbelege verlangt werden und wie die Dokumentation zu erfolgen hat. Besondere Vorsicht ist bei Pauschalspesen geboten: Diese müssen vorab von der zuständigen Steuerbehörde genehmigt werden, um ihre Steuerfreiheit zu gewährleisten.
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