Spesen korrekt abrechnen: So gelingt die Spesenabrechnung in der Schweiz – Tipps für die Lohnbuchhaltung 2025

‍Was sind Spesen und wann sind sie steuerfrei?

Spesen sind geschäftlich bedingte Auslagen, die Mitarbeitende im Rahmen ihrer beruflichenTätigkeit tätigen. Diese Ausgaben werden vom Arbeitgeber zurückerstattet– steuerfrei, wenn sie den Kriterien der Steuerbehörden entsprechen. Als Spesen gelten unter anderem:

• Fahrkosten (ÖV, Kilometerpauschale)
• Verpflegung bei auswärtiger Tätigkeit
• Übernachtungskosten
• Projektbezogene Materialkosten
• Reisespesen (Taxi, Parkplatzgebühren)

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Wichtig: DieSpesen müssen notwendig, verhältnismässig und klar geschäftsbezogen sein. Nur dann gelten sie als steuerfreie Spesen und dürfen separat zur Lohnabrechnung ausgewiesen werden.

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• Notwendig bedeutet: Die Auslagen sind zwingend durch die berufliche Tätigkeit veranlasst und hätten ohne den geschäftlichen Anlass nicht stattgefunden.
• Verhältnismässig heisst: Die Kosten stehen in einem angemessenen Verhältnis zur beruflichen Tätigkeit und überschreiten nicht das übliche Mass (z. B. keine Luxusübernachtungen ohne geschäftliche Notwendigkeit).
• Klar geschäftsbezogen bedeutet: Die Spesen müssen eindeutig im Zusammenhang mit einer konkreten beruflichen Aufgabe oder einem Projekt stehen und dürfen keinen privaten Charakter haben.

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Nur wenn alle drei Kriterien erfüllt sind, gelten die Spesen als steuer- und sozialversicherungsfrei und dürfen separat zur Lohnabrechnung ausgewiesen werden.

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Fehlt einer dieser Punkte, droht die Umqualifikation der Zahlung alsLohnbestandteil – mit entsprechenden Beitragsfolgen für AHV, ALV, BVG und Steuern.

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Was sind sozialversicherungsfreie Spesen?

Sozialversicherungsfreie Spesen sind Rückvergütungen von effektiven, berufsbedingten Auslagen, die nicht als Lohnbestandteil gelten.
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Damit Spesen in der Schweiz sozialversicherungsfrei bleiben, müssen folgendeBedingungen erfüllt sein:

• Die Auslagen sind direkt durch die berufliche Tätigkeit     bedingt.
• Die Erstattung erfolgt auf Basis effektiver Kosten oder     genehmigter Pauschalen.
• Die Auslagen sind angemessen, notwendig und belegt.

Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, müssen auf den Spesen weder AHV-, ALV- nochBVG-Beiträge entrichtet werden.

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Wichtig: Sobald Spesen wie zusätzlicher Lohnbehandelt werden (z. B. durch überhöhte Pauschalen oder Zahlungen ohne klarenBezug zur beruflichen Tätigkeit), entfällt die Sozialversicherungsfreiheit.

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Warum eine schriftliche Spesenregelung in der Schweiz unerlässlich ist

Gemäss den Vorgaben der kantonalen Steuerverwaltungen muss jede Firma über eine klare, schriftlich dokumentierte Spesenregelung verfügen.Diese definiert unter anderem:

• Welche Auslagen rückerstattet werden
• Ob Pauschalen oder effektive Kosten abgerechnet werden
• Welche Dokumentationspflichten gelten

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Wichtig: Sobald Unternehmen mit Pauschalspesen arbeiten wollen, muss dasentsprechende Spesenreglement vorab von der zuständigen kantonalen Steuerbehörde genehmigt werden, damit die Pauschalen steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben.

Tipp: Viele Kantone stellen anerkannte Vorlagen und Merkblätter zu Spesenmodellen bereit – einBlick darauf lohnt sich.

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Spesenpauschal oder effektiv abrechnen?

Unternehmen in der Schweiz können zwischen zwei Modellen der Spesenvergütung wählen:

Gerade bei wiederkehrenden Auslagen (z. B. Mittagessen beiAussendienst) kann eine Spesenpauschale sinnvoll sein –vorausgesetzt, sie ist steuerlich anerkannt.

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Spesen korrekt in der Lohnabrechnung ausweisen

Ein häufiger Fehler: Spesen werden mit Bonus oder Lohnanteilen vermischt. Das ist nicht zulässig. Für eine rechtskonforme Lohnabrechnung müssen Spesen:

• separat ausgewiesen werden (nicht lohnrelevant)
• nicht der Sozialversicherung unterliegen (bei korrekter  Regelung)
• mit Belegen  dokumentiert werden (digital oder physisch)

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Fazit: Spesen sind kein Lohnbestandteil – sie müssen klar abgegrenzt behandelt werden.

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Wann werden Spesen AHV-pflichtig?

Spesen werden beitragspflichtig, wenn sie in Wahrheit Lohnbestandteile sind, z. B.:

• Unverhältnismässig hohe Pauschalspesen, ohne klare Grundlage
• „Spesen“, die zur privaten Verfügung gezahlt werden (z. B. Auto, Handy, pauschale Zahlungen ohne Bezug zur Tätigkeit)
• Versteckter Bonus oder Zusatzlohn als „Spesen“ deklariert

Dann beurteilt die AHV diese Leistungen als Lohn, und sie werden beitragspflichtig (AHV, ALV, BVG etc.).

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Spesen bei ausländischen Mitarbeitenden und Grenzgängern

Bei international tätigen Unternehmen oder Mitarbeitenden mit Wohnsitz im Ausland (z. B. Grenzgänger) gelten teilweise abweichende Spesenregelungen. Hier ist besondere Vorsicht geboten – insbesondere bei längeren Auslandseinsätzen oder temporärenEntsendungen.

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Empfehlung: Lassen Sie die Spesenregelung in solchen Fällen durch einen erfahrenen Treuhänder oder Payroll-Experten prüfen.

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Fazit: Spesen korrekt abrechnen – ein Muss für jede professionelle Lohnbuchhaltung

Die korrekte Spesenabrechnung in der Schweiz schützt vor steuerlichen Risiken, schafft Vertrauen bei Mitarbeitenden und reduziert administrativen Aufwand. Mit einer klaren Spesenregelung, professioneller Lohnbuchhaltung und digitalen Tools wie PayFlow lassen sich Fehler vermeiden – und gleichzeitig Prozesse optimieren.

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