Was bedeutet es für die Payroll, wenn ein Mitarbeiter krank ist? (Stand 2025)

Lohnfortzahlung im Krankheitsfall – Dauer, Skalen und gesetzliche Grundlage

Was sagt das OR?

In der Schweiz ist die Pflicht zur Lohnfortzahlung bei Krankheit im Obligationenrecht (Art. 324a OR) geregelt. Arbeitgeber müssenden Lohn während einer bestimmten Zeitspanne weiterzahlen, sofern dieArbeitsunfähigkeit unverschuldet ist und das Arbeitsverhältnis mindestens drei Monate besteht oder unbefristet ist.

Karenztage: Was ist zulässig?

Vertragliche Regelungen können Karenztage vorsehen, an denen der Arbeitgeber keinen Lohn zahlt. In der Gerichtspraxis gelten 1–3 Tage als üblich, sofern eine gleichwertige Versicherungslösung (z. B. Krankentaggeld) besteht.

Wichtig:

• Die Versicherung muss mindestens 80 % des Lohns für längere Zeiträume (z. B. 720 Tage) abdecken.
• Der Arbeitgeber trägt idealerweise mindestens die Hälfte der Prämienkosten.

Praktische Anwendung – die Lohnfortzahlungsskalen

In der Praxis greifen Gerichte und Unternehmen auf drei etablierte Skalen zurück, um die Dauer der Lohnfortzahlung zu bestimmen:

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Diese Skalen sind keine gesetzlich festgeschriebenen Regelungen, sondern werden von Gerichten als praxisorientierte Richtlinien herangezogen –sofern keine vertraglichen oder Gesamtarbeitsvertrag (GAV)-Bestimmungen bestehen. Sie richten sich nach der Anzahl Dienstjahre im Unternehmen – je länger die Betriebszugehörigkeit, desto länger der Anspruch.

Der Anspruch auf Lohnfortzahlung wird jährlich neu berechnet und richtet sich nach der aktuellenBetriebszugehörigkeit. Jedes neue Dienstjahr startet einen neuen Berechnungszeitraum.

Wichtig: Alle krankheitsbedingten Ausfälle innerhalb eines Dienstjahres werden kumuliert betrachtet.

Zum fortzuzahlenden Lohn gehören nicht nur das Grundgehalt, sondern alle regulären Lohnkomponenten, die der Mitarbeitende bei Arbeitsfähigkeit erhalten hätte. Bei variablen Vergütungen oder unregelmässigen Lohnzahlungen wird der Durchschnitt der letzten 12 Monate (oder einer anderen repräsentativen Periode) als Basis herangezogen. Die gesetzliche Pflicht zur Lohnfortzahlung ist zwingend und kann nicht durch individuelle Vertragsvereinbarungen ausgeschlossen oder umgangen werden.

‍Dienstjahre korrekt erfassen:

Mitarbeitende mit kurzer Betriebszugehörigkeit haben oft nur einen eingeschränkten Anspruch. Daher ist es essenziell, das Eintrittsdatum exakt im Payroll-System zu dokumentieren.

Payroll Hinweis:

• Die Wahl der Skala hängt häufig vom Gerichtsstand oder Sitz des Unternehmens ab.
• Vertragliche Vereinbarungen oder GAVs können die Skalen übersteuern.

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Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – Pflichten für Arbeitgeber

In der Schweiz gibt es (im Gegensatz zu Deutschland) keine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU).Stattdessen gelten folgende Regeln:

• Der Mitarbeitende muss den Arbeitgeber unverzüglich über die Krankheit informieren.
• Ab dem dritten Krankheitstag ist in der Regel eine ärztliche Bescheinigung erforderlich (je nach Vertrag oder GAV kann dies variieren).

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‍Was bedeutet das für die Payroll?

• Die manuelle Erfassung von Krankmeldungen bleibt notwendig.
• Die Payroll-Abteilung muss sicherstellen, dass die Fehlzeiten korrekt im Lohnsystem erfasst werden.

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Langzeitabsenz und Krankentaggeldversicherung (KTG)

Fällt ein Mitarbeitender über einen längeren Zeitraum aus, stellt sich die Frage, wie das Unternehmen mit der Lohnfortzahlung umgehen soll – besonders, wenn die gesetzlichen oder vertraglichen Ansprüche erschöpft sind.

Krankentaggeldversicherung (KTG)

• Eine KTG ist in der Schweiz nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber in der Praxis weit verbreitet.
• Sie übernimmt – je nach Police – einen Grossteil des Lohns nach Ablauf der Lohnfortzahlungspflicht.

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Was bedeutet das für die Payroll?

• Die Versicherungsprämie wird meist zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt
• Taggeldzahlungen sind lohntechnisch korrekt zu behandeln (meist mit separatem Lohncode).
• Die Koordination zwischen OR, GAV und KTG-Leistungen muss sauber dokumentiert sein.

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Wiederholte und neue Krankheitsfälle – Anspruch richtig berechnen

Gemäss Obligationenrecht (OR) besteht Anspruch auf Lohnfortzahlung gemäss den vereinbarten oder branchenüblichen Skalen. Wichtig zu beachten:

• Bei derselben  Krankheit innerhalb eines bestimmten Zeitraums können die Ansprüche zusammen gerechnet werden.
• Bei einer neuen Krankheit beginnt der Anspruch neu.

Berechnungsgrundlage:

• Entscheidend ist der durchschnittliche Bruttolohn der letzten Monate (je nach Vertrag oder GAV).
• Regelmässige Zulagen werden berücksichtigt, Überstundenvergütungen meist nicht.

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Meldepflicht des Mitarbeitenden

Unabhängig von der Krankheitsdauer gilt:

• Der  Mitarbeitende muss den Arbeitgeber sofort über die Arbeitsunfähigkeit informieren.
• Ab dem dritten Tag (oder früher, je nach Regelung) ist eine ärztliche Bestätigung erforderlich.

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Was bedeutet das für die Payroll?

• Die Fehlzeiten müssen im Zeiterfassungssystem hinterlegt werden.
• Die Lohnabrechnung muss die korrekten Kürzungen oder Fortzahlungen abbilden.

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Besonderheiten bei Zeitarbeit und befristeten Verträgen (Schweiz)

Bei Temporärarbeitenden oder befristet Angestellten gelten grundsätzlich die gleichen Regeln wie bei Festanstellungen, jedoch mit folgender Besonderheit:

In der Regel wird anstelle der gesetzlichen Lohnfortzahlungspflicht eine kollektive Krankentaggeldversicherung (KTG) abgeschlossen. Diese beginnt oft erst nach einer Wartefrist von z. B. 14 oder 30 Tagen zu leisten und deckt dann einen prozentualen Anteil des versicherten Lohnes ab (meist 80 %).

Payroll-Hinweis:

Prüfen, ob eine KTG-Versicherung besteht und welche Wartefrist gilt. Während der Wartefrist besteht kein Anspruch auf Taggeld, es sei denn, der Arbeitgeber gewährt freiwillig Lohnfortzahlung. Die Auszahlung desKrankentaggeldes erfolgt auf Basis des durchschnittlichen AHV-pflichtigen Einkommens der letzten Monate (je nach Versicherungsbedingungen)

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Digitale Tools und Automatisierung in der Payroll

Um den administrativen Aufwand zu reduzieren, setzen viele Unternehmen auf Payroll-Software mit integrierter Zeiterfassung. Diese Systeme ermöglichen:

• Automatische Erfassung von Fehlzeiten.
• Korrekte Berechnung der Lohnfortzahlung.
• Einhaltung gesetzlicher und vertraglicher Fristen.

Tipp: Wer noch mit manuellen Prozessen arbeitet, sollte auf automatisierte Tools umsteigen – für mehr Effizienz und weniger Fehler.

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Krank während der Kündigungsfrist – was gilt in der Schweiz?

Wer kündigt, muss eine Frist einhalten – das ist klar. Doch was passiert, wenn während dieser Frist eine Krankheit oder ein Unfall dazwischenkommt? Die Antwort hängt massgeblich davon ab, wer die Kündigung ausgesprochen hat.

Selbst gekündigt? Krankheit ändert nichts

Wenn Arbeitnehmende von sich aus kündigen, bleibt es bei der vereinbarten Kündigungsfrist – auch wenn sie währenddessen krank werden. Das Arbeitsverhältnis endet zum ursprünglich geplanten Termin. Es gibt kein Recht auf Verlängerung, und der Arbeitgeber darf auch keine Verlängerung einfordern.

Kündigung durch den Arbeitgeber? Krankheit kann Frist verschieben

Anders sieht es aus, wenn der Arbeitgeber die Kündigung ausspricht und die betroffene Person während der Frist krank wird. In diesem Fall greift unter bestimmten Bedingungen eine sogenannte Sperrfrist – und die Kündigungsfrist wird unterbrochen bzw. verlängert.

Wann beginnt die Sperrfrist zu laufen?

Die Sperrfrist startet mit dem ersten Tag der vollständigen oder teilweisen Arbeitsunfähigkeit – vorausgesetzt, es wurde noch nicht gekündigt. Sie endet, sobald die betroffene Person wieder arbeitsfähig ist oder die gesetzlich definierte Maximaldauer erreicht ist. Bei unterschiedlichen Ursachen (z. B. erst Grippe, dann Unfall) beginnt jede Sperrfrist neu. Ausnahme: Rückfälle derselben Krankheit oder des gleichen Unfalls – hier gibt es Einschränkungen, um ein „unkündbares“ Arbeitsverhältnis zu vermeiden.

Komplizierter wird’s, wenn die Kündigung schon ausgesprochen wurde

Wenn bereits gekündigt wurde und jemand danach krank wird, zählt jeder Tag genau. Die Kündigungsfrist beginnt in solchen Fällen nicht am Tag der Kündigung selbst, sondern wird rückwirkend vom geplanten Austrittsdatum aus berechnet.

Beispiel: Kündigung erfolgt am 16. September, Frist beträgt zwei Monate → regulärer Austritt am 30. November.
Die Kündigungsfrist läuft also vom 1. Oktober bis zum 30. November.
Ist man vom 21. bis 28. September krank, bleibt es beim ursprünglichen Austrittsdatum – denn die Krankheit fiel vor die Frist.
Ist man jedoch vom 21. bis 28. November krank, wird die Frist um diese 7 Tage verlängert.

Und wenn das Arbeitsverhältnis nur zum Monatsende gekündigt werden kann (was häufig der Fall ist), verlängert sich die Frist nicht nur um die Krankheitstage, sondern bis zum nächstmöglichen Austrittstermin. In diesem Fall: 31. Dezember.

Muss ich nach der Genesung wieder arbeiten?

Ja. Wer wieder gesund ist, muss seine Arbeitskraft wieder anbieten – auch wenn die Kündigungsfrist wegen Krankheit verlängert wurde.
Ausnahme: Der Arbeitgeber hat eine ausdrückliche Freistellung ausgesprochen. Trotzdem gilt: Im Zweifel ist es sinnvoll, sich nach Genesung zurückzumelden – besonders, wenn sich die Frist stark verschoben hat (z. B. bei längerer Krankheit oder Schwangerschaft), um den Lohnanspruch nicht zu verlieren.

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Fazit

Krankheitsbedingte Ausfälle sind keine Seltenheit – umso wichtiger ist es, die Prozesse rund um Lohnfortzahlung und Krankmeldungen korrekt zu handhaben. In der Schweiz gibt es keine einheitliche gesetzliche Regelung zur Lohnfortzahlung, weshalb Unternehmen besonders auf vertragliche und kantonale Unterschiede achten müssen.

Für eine rechtssichere und effiziente Payroll braucht es:

• Ein modernes Payroll-System,
• Klar geregelte interne Abläufe,
• Fundiertes Know-how über Schweizer Arbeitsrecht.