Quellensteuer Schweiz: Pflichten für Arbeitgeber | PayFlow

Quellensteuer Schweiz: Arbeitgeberpflichten einfach erklärt

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Beschäftigst du quellensteuerpflichtige Mitarbeitende, übernimmst du eine wichtige Rolle im Steuersystem: Du ziehst die Quellensteuer direkt vom Lohn ab und lieferst sie an die zuständige kantonale Steuerverwaltung ab. Das ist eine gesetzliche Pflicht, mit Fristen, Haftung und administrativem Aufwand. Dieser Artikel zeigt dir, wer betroffen ist, welche Pflichten du als Arbeitgeber hast und worauf du bei der Abrechnung achten solltest.

Hinweis: Viele Regeln zur Quellensteuer sind kantonal unterschiedlich. Die Beispiele in diesem Artikel stammen aus einzelnen Kantonen. Für deinen konkreten Fall ist die Steuerverwaltung deines Kantons massgebend.

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Was ist die Quellensteuer in der Schweiz und wer ist betroffen?

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Die Quellensteuer wird direkt vom Lohn abgezogen, bevor er ausbezahlt wird. Quellensteuerpflichtig sind grundsätzlich ausländische Arbeitnehmende ohne Niederlassungsbewilligung (Ausweis C), die in der Schweiz wohnen oder sich hier aufhalten, zum Beispiel mit einer Aufenthaltsbewilligung B oder einer Kurzaufenthaltsbewilligung L. Ebenfalls betroffen sein können Personen mit Wohnsitz im Ausland, die in der Schweiz arbeiten, etwa Grenzgängerinnen und Grenzgänger. Das gilt teilweise auch für Schweizerinnen und Schweizer mit Wohnsitz im Ausland.

Ist eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mit einer Schweizerin, einem Schweizer oder jemandem mit Ausweis C verheiratet und lebt mit dieser Person zusammen, fällt die Quellensteuer in der Regel weg. Dasselbe gilt, wenn die Person selbst den Ausweis C erhält. Die Quellensteuerpflicht endet dann grundsätzlich auf den ersten Tag des Folgemonats.

Quellen: Steuerpraxis Kanton Thurgau – StP 109 Nr. 1: Subjektive Steuerpflicht bei der Quellensteuer, Kanton Basel-Landschaft – Wegleitung Quellensteuer 2024

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Welche Pflichten hast du als Arbeitgeber bei der Quellensteuer?

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Steuerpflichtig ist die angestellte Person. Du als Arbeitgeber bist aber dafür zuständig, die Quellensteuer zu berechnen, vom Lohn abzuziehen und abzuliefern. Dabei haftest du für die Entrichtung der Quellensteuer, und zwar unabhängig von einem Verschulden. Zu deinen Pflichten gehören die Anmeldung neuer Mitarbeitender, die Anwendung des richtigen Tarifcodes, der Abzug vom Lohn sowie die fristgerechte Abrechnung und Zahlung an die Steuerverwaltung.

Quelle: Steuerpraxis Kanton Thurgau – StP 122 Nr. 1: Mitwirkung der Schuldnerin oder des Schuldners der steuerbaren Leistung

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Anmeldepflicht: Neue Mitarbeitende innert acht Tagen melden

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Stellst du eine quellensteuerpflichtige Person an, musst du sie der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung innert acht Tagen ab Stellenantritt melden. Die Kantone stellen dafür eigene Formulare oder elektronische Meldewege zur Verfügung. Auch Änderungen, sogenannte Mutationen, musst du je nach Kanton innert acht Tagen melden.

Quellen: Steuerpraxis Kanton Thurgau – StP 122 Nr. 1: Mitwirkung der Schuldnerin oder des Schuldners der steuerbaren Leistung, Kanton Zug – Merkblatt Quellensteuer 2026

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Welcher Tarifcode gilt für welchen Mitarbeitenden?

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Für jede quellensteuerpflichtige Person musst du den passenden Tarifcode anwenden. Er richtet sich unter anderem nach dem Zivilstand, der Erwerbssituation der Partnerin oder des Partners und den Kindern. Die wichtigsten Codes:

• Tarif A: Alleinstehende ohne Kinder oder unterstützungsbedürftige Personen im gleichen Haushalt.
• Tarif B: Verheiratete oder eingetragene Partnerschaften, bei denen nur eine Person erwerbstätig ist.
• Tarif C: Verheiratete oder eingetragene Partnerschaften, bei denen beide erwerbstätig sind.
• Tarif H: Alleinstehende mit Kindern oder unterstützungsbedürftigen Personen im gleichen Haushalt, deren Unterhalt sie zur Hauptsache bestreiten.
• Tarif G: Ersatzeinkünfte wie Taggelder oder Renten, die direkt an die quellensteuerpflichtige Person ausbezahlt werden.

Für Grenzgängerinnen und Grenzgänger gelten je nach Wohnsitzstaat und Kanton besondere Regeln aus den Doppelbesteuerungsabkommen. Bei Grenzgängern aus Deutschland ist die Quellensteuer mit gültiger Ansässigkeitsbescheinigung zum Beispiel auf 4,5 Prozent begrenzt (Tarife L, M, N, P und Q). Bei Grenzgängern aus Frankreich entfällt der Abzug in manchen Kantonen ganz, sofern eine Ansässigkeitsbescheinigung vorliegt. Kläre solche Fälle deshalb mit der kantonalen Steuerverwaltung ab.

Tipp: Bitte deine Mitarbeitenden, dir Änderungen wie Heirat, Scheidung, die Geburt eines Kindes oder einen Wohnortwechsel rasch mitzuteilen. Solche Änderungen können sich auf den Tarifcode oder den zuständigen Kanton auswirken.

Quellen: Steuerpraxis Kanton Thurgau – StP 112 Nr. 1: Steuertarife für Quellenbesteuerung, Kanton Basel-Landschaft – Wegleitung Quellensteuer 2024

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Wie und wann läuft die Abrechnung mit der Steuerverwaltung?

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Über die abgezogene Quellensteuer rechnest du periodisch mit der zuständigen Steuerverwaltung ab. Rhythmus und Fristen legt der Kanton fest. In den Kantonen Thurgau und Zug zum Beispiel wird grundsätzlich monatlich abgerechnet, andere Perioden sind teilweise auf Antrag möglich. Rechnest du elektronisch direkt aus der Lohnbuchhaltung ab, ist in beiden Kantonen eine monatliche Abrechnung vorgesehen.

Bezahlst du die geschuldete Steuer zu spät, kann ein Verzugszins anfallen. Im Kanton Thurgau gilt zum Beispiel eine Zahlungsfrist von 30 Tagen.

Quellen: Steuerpraxis Kanton Thurgau – StP 122 Nr. 1: Mitwirkung der Schuldnerin oder des Schuldners der steuerbaren Leistung, Kanton Zug – Merkblatt Quellensteuer 2026

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Bezugsprovision: Was du für den administrativen Aufwand erhältst

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Für deinen administrativen Aufwand erhältst du eine sogenannte Bezugsprovision. Sie wird mit der geschuldeten Quellensteuer verrechnet. Die Höhe legt der Kanton fest und kann davon abhängen, ob du elektronisch abrechnest. Im Kanton Thurgau beträgt sie zum Beispiel 2 Prozent bei elektronischer und 1 Prozent bei nicht-elektronischer Abrechnung, im Kanton Zug 1 Prozent. Welcher Satz für dich gilt, erfährst du bei der Steuerverwaltung deines Kantons.

Quellen: Steuerpraxis Kanton Thurgau – StP 122 Nr. 1: Mitwirkung der Schuldnerin oder des Schuldners der steuerbaren Leistung, Kanton Zug – Merkblatt Quellensteuer 2026

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Quellensteuer auslagern: So unterstützt dich PayFlow

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Tarifcodes, Fristen, kantonale Unterschiede: Die Quellensteuer bringt einiges an Aufwand mit sich. Mit PayFlow kannst du diesen Teil der Lohnadministration abgeben. Die Quellensteuer wird anhand der hinterlegten Stammdaten automatisch berechnet. Auf Wunsch übernehmen wir auch die Abrechnungen und Überweisungen an die Steuerverwaltung, zusammen mit AHV, BVG und KTG.

So bleibt dir mehr Zeit für dein Kerngeschäft. Welche Lösung zu deinem Unternehmen passt, besprechen wir gerne in einem unverbindlichen Gespräch.

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Nachträgliche ordentliche Veranlagung (NOV): Was ändert sich für dich als Arbeitgeber?

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Verdient eine quellensteuerpflichtige Person mit Wohnsitz in der Schweiz brutto CHF 120'000 oder mehr im Jahr, wird sie zusätzlich ordentlich veranlagt. Das nennt sich nachträgliche ordentliche Veranlagung (NOV). Angestellte unter dieser Grenze können eine NOV bis am 31. März des Folgejahres beantragen, etwa um zusätzliche Abzüge geltend zu machen.

Für dich als Arbeitgeber ändert sich am laufenden Lohnabzug in der Regel nichts: Du ziehst die Quellensteuer weiterhin nach dem geltenden Tarifcode ab. Die bereits abgezogene Quellensteuer wird bei der ordentlichen Veranlagung angerechnet.

Quellen: Kanton Bern – Info Nachträgliche ordentliche Veranlagung, Steuerpraxis Kanton Thurgau – StP 120b Nr. 1: Nachträgliche ordentliche Veranlagung

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Welche Fehler und Haftungsrisiken sollten Arbeitgeber vermeiden?

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• Falscher Tarifcode: Ein veralteter oder falscher Code kann zu Nachforderungen führen.
• Verspätete Anmeldung: Halte die Frist von acht Tagen ab Stellenantritt im Blick.
• Zu späte Zahlung: Wird nach Ablauf der Zahlungsfrist bezahlt, kann ein Verzugszins anfallen.
• Fehlende Kommunikation mit Mitarbeitenden: Erfährst du nichts von Zivilstands- oder Wohnortwechseln, rechnest du womöglich mit dem falschen Tarif oder Kanton ab.
• Keine saubere Dokumentation: Ohne lückenlose Unterlagen wird es schwierig, eine korrekte Abrechnung nachzuweisen.
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Quelle: Steuerpraxis Kanton Thurgau – StP 122 Nr. 1: Mitwirkung der Schuldnerin oder des Schuldners der steuerbaren Leistung

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Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Alle Angaben ohne Gewähr (Stand: Oktober 2026). Die Regeln zur Quellensteuer unterscheiden sich je nach Kanton und können sich ändern. Informiere dich deshalb bei der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung. Bei Fragen zu deiner Lohnadministration erreichst du uns unverbindlich unter +41 44 245 44 00.